Buena parte de los problemas y averías que sufren las impresoras de todo tipo, tanto de agujas, de chorro de tinta, impresoras laser y laser color, puede ser evitados siguiendo unas normas básicas. A pesar de que cada fabricante y cada modelo tienen algunas pautas específicas, nos centraremos en medidas de limpieza y mantenimiento genéricas para que puedan ser aplicables por la mayor parte de los usuarios.

Seguir al pie de la letra los consejos de instalación del Manual de usuario de la Impresora. Si no disponen de él, en la Web del fabricante podrán descargarse una versión PDF del mismo.
UBICACION: Elegir con cuidado la ubicación de las impresora; no deben colocarse ni junto a estufas o calefacciones, ni junto a ventanales soleados durante horas. En ambos casos se produciran problemas por el secado de la tinta y/o cabezales de impresión.
Utilizar el papel adecuado, separando el papel antes de colocarlo en la bandeja de forma correcta, sin sobrepasar el máximo de papel del cargador. Aprovechar la carga de papel para eliminar los restos de papel, polvo, etc de la zona de carga, mediante aspiración o soplado.
No forzar jamás la salida del papel estirando de él antes de que esté totalmente fuera de la impresora.
No usar o reutilizar papel con polvo, arrugado, con cortes, grapado, pegado, etc.
En oficinas, almacenes o talleres con alta suciedad, polvo, etc intentar cubrir las impresoras con fundas durante los periodos en que no se use.
Las impresoras de agujas, por su componente mecánica, generan mucha más suciedad, por lo que la limpieza deberá ser mucho más habitual, para evitar atascos, bloqueos, impresión defectuosa, etc.

TAREAS MANTENIMIENTO IMPRESORAS

Seguir con cuidado el procedimiento de sustitución de las cintas, cartuchos de tinta y toner de las impresoras, no forzando nunca los diferentes soportes. No forzar los cierres o amarres de los cartuchos de tinta o toner, ni tocar partes sensibles.
Aprovechar las sustituciones de los cartuchos para comprobar la limpieza de la zona de impresión. El polvo podría aspirarse o soplarse con sumo cuidado de no dañar componentes internos; los ejes de desplazamiento del carro pueden limpiarse con un papel o paño suave.
Si fuera necesario, limpiar los rodillos de caucho de alimentación y guía del papel con un paño suave humedecido en alcohol.
Imprimir en todas las impresoras cada cierto tiempo para evitar tanto el secado de la tinta y/o cabezales, como el bloqueo de pequeños componentes por falta de uso. En impresoras en color, imprimir alguna fotografía para asegurarse que se usa tinta de todos los cartuchos.
Si detectamos poca calidad en la impresión, utilizar el sistema de autolimpieza que ofrecen todas las impresoras, bien mediante su teclado, bien mediante el software( driver ) instalado en el nuestro ordenador. Si tras 1 o 2 procesos de limpieza continúan los problemas, es muy posible que alguno el nivel de tinta esté bajo. No conviene usar este sistema de auto limpieza de cabezales de forma excesiva, dado que puede llegar a saturar de tinta el sistema de recogida y ensuciar todo el interior de la zona de impresión.
Algunas impresoras necesitan y ofrecen el "Alinear Cabezales", necesario cuando las líneas de impresión se ven desplazadas. Debe usarse con cuidado y paciencia, es posible que la primera alineación no sea la adecuada, pero podrá repetirlo las veces que lo necesite.